SAP Archivierung — aufbewahren, dann löschen.
In vielen SAP-Systemen liegen Belege aus zwanzig Jahren. Das kostet Speicher, verlängert Konvertierungen und widerspricht dem Datenschutz, wenn personenbezogene Daten nie gelöscht werden. Archivierung lagert abgeschlossene Daten aus der Datenbank aus, SAP Information Lifecycle Management (ILM) regelt, wie lange sie aufbewahrt und wann sie vernichtet werden. qify findet Archivierungsberater, ILM-Experten und Projektleiter, als Freelancer oder aus Beratungshäusern.
Warum Unternehmen Archivierungsexperten suchen
Archivierung war lange ein Thema für den Betrieb. Heute treiben es drei Dinge: der Umstieg auf S/4HANA, der Speicherbedarf von SAP HANA und der Datenschutz. Wie die Konvertierung abläuft, beschreibt unsere Seite zur Brownfield-Migration.
Vor S/4HANA zählt jedes Gigabyte
Bei einer Systemkonvertierung wird der gesamte Datenbestand umgesetzt. Je weniger Altdaten, desto kürzer Laufzeit und Ausfallzeit und desto kleiner das HANA-Sizing. Archivieren vor der Konvertierung senkt beides.
Personenbezogene Daten müssen weg
Die DSGVO verlangt, Daten zu löschen, wenn der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. In SAP heißt das: Daten erst sperren, nach Fristablauf löschen, in Tabellen, Archiven und angehängten Dokumenten.
Archivierung ist liegen geblieben
Archivierungsobjekte wurden nie eingeführt oder laufen seit Jahren nicht mehr. Abhängigkeiten zwischen Belegen, offene Posten und der Zugriff der Fachbereiche auf Altdaten sind ungeklärt.
Wann Unternehmen bei uns anfragen
Datenreduktion vor dem S/4HANA-Umstieg
Analyse der größten Tabellen, Aufräumen technischer Daten, Archivierung abgeschlossener Belege und die Entscheidung, welche Daten überhaupt in die Konvertierung gehen.
Löschkonzept nach DSGVO umsetzen
Aufbewahrungsregeln je Datenart festlegen, Sperren und Löschen personenbezogener Daten mit SAP ILM einrichten, Legal Holds für laufende Verfahren berücksichtigen.
Altsysteme stilllegen
Nach dem Umstieg werden alte Systeme abgeschaltet, ihre Daten aber noch für Prüfungen gebraucht. Mit dem ILM Retention Warehouse oder einer anderen Archivlösung bleiben sie auswertbar. Für die Übernahme aktiver Daten siehe SAP Datenmigration.
Archivierung, ILM und Data Aging
Die drei Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Sie lösen verschiedene Probleme.
Datenarchivierung
Abgeschlossene Daten werden über Archivierungsobjekte in Archivdateien geschrieben und dann aus der Datenbank gelöscht. Verwaltet in der Archivadministration (SARA), gelesen etwa über das Archive Information System (SARI).
Information Lifecycle Management
SAP ILM ergänzt die Archivierung um Regeln: Aufbewahrungsfristen je Datenart, Legal Holds, zertifizierte Ablage und Vernichtung nach Fristablauf. Dazu gehören das Sperren personenbezogener Daten und die Stilllegung von Altsystemen.
Data Aging
In S/4HANA verschiebt Data Aging selten genutzte Daten innerhalb der HANA-Datenbank in historische Bereiche, die nicht ständig im Hauptspeicher liegen. Anders als bei der Archivierung bleiben die Daten in der Datenbank.
Welche Archivierungs- und ILM-Themen wir besetzen
qify vermittelt Archivierungsberater, ILM-Experten und Projektleiter. Diese Themen fallen in Anfragen typischerweise an.
Wen wir für Archivierung und ILM besetzen
Je nach Vorhaben brauchen Sie eine dieser Rollen oder ein kleines Team. Wir klären mit Ihnen, welche Kombination passt.
Von der Anfrage zum passenden Experten
qify implementiert nicht selbst. Wir vergleichen die Angebote unabhängig und finden die Spezialisten, die es können.
1. Bedarf schildern
Sie beschreiben Ihr Vorhaben im Gespräch mit Q, im Formular oder am Telefon. Wir klären, welche Rolle und welche Erfahrung Sie wirklich brauchen. Es muss noch nicht alles feststehen.
2. Profile vergleichen
Wir suchen unter Freelancern und in Beratungshäusern und sprechen fachlich mit den Kandidaten. Sie erhalten passende Profile mit Tagessatz und Verfügbarkeit.
3. Sie entscheiden
Sie sprechen mit den Experten, die Sie interessieren, und entscheiden dann. Wie das im Detail abläuft, zeigt unsere Seite So arbeiten wir.
Was Kunden zu SAP Archivierung und ILM fragen
Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und SAP ILM?
Archivierung schreibt abgeschlossene Daten aus der Datenbank in Archivdateien und löscht sie danach in der Datenbank. SAP ILM baut darauf auf und regelt den ganzen Lebenszyklus: wie lange Daten aufbewahrt werden, wann sie gesperrt und wann sie endgültig vernichtet werden, und wo Legal Holds die Vernichtung verhindern.
Lohnt sich Archivierung vor dem Umstieg auf S/4HANA?
Meist ja, vor allem bei einer Systemkonvertierung. Weniger Daten bedeuten kürzere Konvertierungsläufe, weniger Ausfallzeit und ein kleineres HANA-Sizing. SAP empfiehlt, alte Daten zu archivieren und technische Tabellen aufzuräumen. Der SAP Readiness Check liefert dazu Sizing und Datenvolumen.
Wie hilft SAP ILM bei der DSGVO?
SAP ILM prüft, ob der Zweck für personenbezogene Daten entfallen ist, etwa bei einem Geschäftspartner ohne laufende Geschäfte. Solange Aufbewahrungspflichten gelten, werden die Daten gesperrt und sind nur noch für besonders berechtigte Personen sichtbar. Nach Ablauf der Frist werden sie vernichtet.
Was ist ein Legal Hold?
Ein Legal Hold schützt Daten, die für ein laufendes Verfahren gebraucht werden, etwa einen Rechtsstreit oder eine Betriebsprüfung, vor der Vernichtung. In SAP ILM hat er Vorrang vor den Aufbewahrungsregeln: Daten werden erst vernichtet, wenn die Frist abgelaufen ist und kein Legal Hold mehr besteht.
Können Fachbereiche archivierte Daten noch sehen?
Ja. Archivierte Belege lassen sich über das Archive Information System (SARI) und die Leseprogramme der Anwendungen anzeigen. Welche Sichten die Fachbereiche brauchen, sollte vor dem ersten Löschlauf geklärt sein, denn danach liegen die Daten nur noch im Archiv.
Was passiert mit den Daten alter Systeme nach dem Umstieg?
Altsysteme laufen oft nur noch für Prüfungen und Auskünfte weiter. Mit dem SAP ILM Retention Warehouse lassen sich ihre Daten in ein eigenes System übernehmen, nach ILM-Regeln aufbewahren und auswerten; das Altsystem kann dann abgeschaltet werden. Wie Daten in S/4HANA übernommen werden, beschreibt unsere Seite SAP Datenmigration.
Was kostet ein SAP Archivierungsberater pro Tag?
Tagessätze sind individuell: Sie hängen von Seniorität, Spezialisierung, Einsatzdauer und Projektumfeld ab. Den konkreten Satz nennen wir mit jedem vorgeschlagenen Profil.
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